L'organisation
Quelques repères pour cadrer l'exercice. La population sert seulement à proposer des ordres de grandeur : tout ce qui est proposé peut être corrigé, et une valeur corrigée n'est jamais réécrite.
Tout ce que vous saisissez à l'étape 5 est exprimé dans l'unité choisie ici, puis converti pour la projection. Un mois compte 21,7 jours ouvrables et 4,33 semaines.
Ce que coûte un jeton
Deux prix distincts, parce que ce sont deux usages distincts. Les personnes travaillent avec un assistant conversationnel de premier plan ; les outils organisationnels tournent en arrière-plan sur un modèle économique. Les prix des modèles sont publics et changent : ils sont ici modifiables, et le rapport les reprend tels quels.
Modèle de référence des outils : GPT-5.4-mini
Les prix pré-remplis sont ceux de gpt-5.4-mini au moment de la rédaction : 0,75 $ US par million de jetons d'entrée, 4,50 $ US par million de jetons de sortie, fenêtre de 400 000 jetons. C'est le palier économique : assez capable pour classer, router et répondre à une question de premier niveau, assez peu cher pour absorber du volume. Un routage de courriel y coûte une fraction de cent.
La mise en cache de l'entrée (consigne système et extraits de connaissance réutilisés d'un appel à l'autre) réduit la portion mise en cache de 90 %. Elle est laissée à 0 % par défaut : un budget se construit sur l'hypothèse prudente, et l'économie réelle se constate ensuite.
Les cinq niveaux d'usage
Une personne ne consomme pas selon son titre, mais selon ce qu'elle sait faire faire à un assistant. L'échelle qui suit décrit cinq manières d'utiliser l'IA, de la question posée en passant à la construction d'automatisations. C'est la seule chose qu'on demande d'estimer pour chaque employé.
Les deux nombres du bas de chaque carte sont les paramètres de consommation du niveau : le nombre de séances de travail par semaine, et l'intensité d'une séance rapportée à une conversation médiane. Leur produit donne la charge du niveau. On peut les corriger ; le reste du calculateur suit.
Ce que consomme chaque niveau
Une séance est une session de travail avec l'assistant, pas un message. L'intensité compare cette séance à la conversation médiane définie à l'étape 1 (15 000 jetons) : une séance d'intensité 2 pèse deux conversations médianes.
La charge relative du poste
À niveau égal, une directrice générale et un employé de travaux publics ne consomment pas la même chose : la matière première du premier poste est le texte et le dossier, celle du second est le terrain. Le coefficient de charge multiplie la consommation du niveau. Il est établi par comparaison, la réception valant environ 0,4 et la direction générale 2,8.
Les personnes
Chaque employé est placé dans un poste et reçoit un niveau approximatif. Approximatif est le mot juste : on cherche le bon ordre de grandeur, pas une évaluation de rendement. En cas d'hésitation entre deux niveaux, prenez le plus bas — la formation de l'étape 4 fera monter la projection d'elle-même.
Actions groupées
Pour ne pas cliquer trente fois : appliquer un niveau ou une formation à tout un poste, ou à tout le monde.
Répartition de départ
La formation
Ce qui fait monter la consommation d'IA d'une organisation n'est pas l'achat de licences, c'est la montée en compétence des personnes. La formation prévue dans l'année est donc le principal moteur de la projection — et la principale raison pour laquelle un budget établi sur l'usage d'aujourd'hui est systématiquement trop bas.
Quatre régimes de formation
La vitesse de migration est la probabilité annuelle qu'une personne franchisse un niveau. Le plafond est la part de l'effectif qui atteindra un jour le niveau 3 ou davantage sous ce régime : sans formation, la majorité d'une organisation reste à la question ponctuelle, quelle que soit l'année. La dérive est la croissance de l'intensité d'une séance, à niveau constant, parce que les usages se complexifient d'eux-mêmes.
Pourquoi le plafond compte plus que la vitesse
Deux organisations qui forment leur personnel finiront par se rejoindre en vitesse. Ce qui les sépare durablement, c'est la proportion de gens qui n'iront jamais au-delà de la question ponctuelle. Un régime sans formation plafonne autour du tiers de l'effectif ; un programme structuré avec suivi de six mois en amène près de neuf sur dix. La différence de budget IA entre les deux est réelle, mais elle est petite à côté de la différence de rendement.
Qui reçoit quoi, et à partir de quand
La formation s'attribue personne par personne à l'étape 3. Ce tableau récapitule ce qui est prévu et à quel moment le programme commence à produire son effet — avant son mois de début, la personne progresse au rythme du régime « aucune formation ».
Où se retrouve l'effectif au fil de l'exercice
Ce que la formation coûte, à mettre dans le même budget
Le budget IA porté au conseil n'est crédible que s'il inclut ce qui fait fonctionner l'IA. Ces montants entrent dans le budget total, comme dépenses ponctuelles ou récurrentes.
La proposition est un ordre de grandeur du marché — un programme structuré de six mois autour de 18 000 $, une formation par fonction autour de 700 $ par personne, une séance de sensibilisation autour de 1 200 $. À remplacer par vos propres soumissions.
Les outils de l'organisation
À côté des personnes, l'organisation fait tourner des outils qui consomment sans qu'un employé soit devant l'écran : la bulle de chat du site web, le triage des courriels entrants, la recherche documentaire interne. Ces outils se chiffrent autrement — au volume, sur un modèle économique, avec une longueur de message posée d'avance.
Le flux de courriels entrants
Presque tout se déduit de ce nombre. C'est la mesure la plus facile à obtenir dans une municipalité — le serveur de courriel la donne — et c'est le meilleur indicateur du volume de demandes citoyennes qu'une organisation absorbe. La bulle de chat s'y rapporte : on projette qu'elle capte une part de cette demande.
La taille des messages
Aucun de ces nombres n'est mesuré : ce sont des longueurs posées, choisies pour être un peu généreuses. Elles sont écrites ici plutôt que cachées dans le calcul, précisément pour qu'on puisse les contester. En français, un jeton vaut environ 0,7 mot.
Les outils en place ou prévus
Cochez ce qui existe ou ce qui sera mis en service dans l'exercice. Le volume est exprimé dans votre unité (par mois). Les volumes marqués « auto » se déduisent du flux de courriels ; ils restent modifiables et cessent alors d'être recalculés.
Les lignes en gris clair sont chiffrées mais ne sont pas comptées : c'est ce que l'outil coûterait s'il était mis en service. Cochez la case pour l'inclure au budget.
La montée de 5 % à 15 %
Une bulle de chat mise en ligne ne se remplit pas d'un coup. La projection retenue est une montée linéaire, d'une conversation pour vingt courriels au début de l'exercice à une pour sept à la fin. C'est l'hypothèse la plus lourde de cette étape : elle est isolée ici pour pouvoir être discutée seule.
Par défaut, la case n'est pas cochée : on suppose que la bulle ajoute de la demande sans en retirer. C'est l'hypothèse prudente pour un budget. Cochée, elle traduit l'effet attendu — une question réglée par la bulle est une question qui n'arrive pas dans la boîte de réception — et fait baisser le coût du triage. La différence est affichée dans le rapport.
Le budget
Les trois sources de dépense réunies : la consommation des personnes, celle des outils, et ce que coûte l'accompagnement qui rend les deux premières possibles.
Mois par mois
Bas, retenu, haut
Trois scénarios, obtenus en faisant varier ensemble la vitesse de migration, la dérive d'intensité et le volume des outils. Le scénario retenu est celui qui porte le budget ; l'écart entre les deux autres est ce dont il faut parler au conseil.
Les deux années suivantes
Un budget IA n'est pas une dépense ponctuelle. La migration des niveaux se poursuit après le premier exercice : ce tableau montre où mène la trajectoire si rien n'est changé, pour que le conseil sache ce qu'il engage.
Ce que la dépense achète
Le rendement se calcule sur les blocs de travail où un assistant peut intervenir, mis à l'échelle de l'effectif. Le gain n'est jamais compté en entier : la part réellement récupérée est le seul paramètre honnête de ce calcul.
Le rapport
Le document qui accompagne le budget : ce qui a été calculé, comment, sur quelles hypothèses, avec quelles sources, et ce qu'il faut mettre en place pour que la dépense reste sous contrôle.
Pour le conseil
Deux pièces autonomes : une note d'une page pour la séance de travail, et une résolution prête à être inscrite à l'ordre du jour.